Wszelkie rejestry, ewidencje i archiwa prowadzone są ZPO w Opolu zgodnie z przyjęta w placówce Instrukcją kancelaryjną oraz Polityką bezpieczeństwa informacji. Udostępnienie danych instytucjom lub osobom trzecim może odbywać się wyłącznie na pisemny uzasadniony wniosek lub zgodnie z przepisami prawa. Wnioski podlegają ewidencjonowaniu, a w szczególności informacji o osobie lub instytucji wnoszącej o udostępnienie danych, rodzaju udostępnionych danych oraz o zakresie i formie i dacie udostępniania dany.